El conocimiento se encuentra básicamente en dos fuentes principales: los recursos humanos que intervienen (formación, capacidades, cualidades personales, entre otras) y la información manejada, que capacita a estas personas para incrementar su formación o habilidades para el desarrollo de sus tareas.

Aprender de la experiencia en proyectos pasados es una forma de mejorar la calidad del software en nuevos proyectos. Esto puede implicar la reutilización de técnicas, métodos, herramientas, procesos, o métricas usadas en otros proyectos. El aprendizaje no se limita sólo a proyectos exitosos, las fallas especialmente las ocurridas en proyectos pasados deben ser cuidadosamente analizadas y documentadas para poder evitarlas en el futuro. Para poder reutilizar las experiencias pasadas éstas deben ser recolectadas y almacenadas.

El término Memoria describe un sistema que tiene la habilidad de almacenar lo que fue percibido o experimentado por un período de tiempo mayor al de la percepción o la experiencia y que permite recuperar estas percepciones y experiencias una vez que el tiempo pasó.

Las principales funciones de un sistema para la Memoria Organizacional son:

• Divulgación del conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc.) para que todos los miembros de la organización puedan utilizar el conocimiento en el contexto de sus actividades diarias. Esto reduce el costo de aprendizaje y ayuda a la adquisición y producción de nuevos conocimientos que a su vez agregan valor a la organización.
•  Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo, actividades de Investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos etc.) Apoyar la adquisición de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo.
•   Asegurarse que el nuevo conocimiento está disponible para aquellas personas en la organización que realizan actividades basadas en ese nuevo conocimiento (por ejemplo, distribución de las lecciones aprendidas).