Entender el desempeño de una empresa es difícil cuando hay diversas versiones de la verdad. Con sistemas diversos es frecuente que contaduría tenga un valor para las ganancias, ventas otro, y cada distinto sector (hasta sucursales) tenga su propia visión de cuanto contribuyeron a esas ganancias. Una ERP crea una única versión de la verdad en virtud de trabajar sobre una única base de datos; es una verdad que no puede ser cuestionada, porque todos están usando el mismo sistema.
Al tener información sobre las ordenes de los clientes en un único sistema en lugar de tener la información duplicada, o solapadas con inconsistencias esquemáticas y semánticas entre varios sistemas distintos que no se pueden comunicar unos con otros, la empresa puede rastrear las ordenes más fácilmente, coordinar inventario, entregas, fabricación, etc. A continuación vamos a sintetizar las razones por las que las ERP optimizan el uso de recursos en las empresas y de donde proviene el ahorro.
Integración de datos y sistemas
Consultas en tiempo real
Mejor planificación
Procesos más eficientes
Cuando se utilizan varios paquetes de software de distintos fabricantes, cada uno opera con independencia de los demás y se vinculan entre sí en forma manual, se tiene que reingresar los datos. Por ejemplo, en un estudio contable se manejan los sueldos con un sistema pero se tiene que usar otro para los vencimientos. Al no tener una única base de datos, la información de cada sistema no está actualizada y puede contener inconsistencias o por lo menos consumir un tiempo considerable en el reingreso de los datos y la verificación1.
Una ERP en su mínima expresión ofrece todas las herramientas para soportar los procesos de negocios estándares, a saber: ventas, compras, producción, logística, gestión de activos, personal, finanzas, sueldos, contabilidad, etc.
Un solo sistema, con una única Base de Datos, evita la inconsistencia o redundancia de datos.
Al usar una ERP, los datos se ingresan una sola vez al sistema en una única BD a la que acceden todos los módulos, evitando el reingreso de datos, automatizando tareas reiterativas, manteniendo la información consistente y actualizada a través de todo el sistema. Al mejorar la calidad de la información, mejora la calidad de las decisiones y permite la planificación. Además del ahorro de papel, ya que los documentos 'fluyen' por el sistema en forma electrónica.
Tener la información integrada y disponible en tiempo real mejora la capacidad de responder a estímulos externos considerando todos los aspectos de la organización, se puede dar mejor soporte al cliente y a los usuarios, así como reducir las posibilidades de fraude. Un ejemplo de esto es el seguimiento de los procesos: un vendedor puede saber exactamente en que etapa está una orden de venta de un cierto cliente. O la disponibilidad de mercadería: en el momento que es recibida en el depósito, el vendedor puede saberlo desde su terminal. Otro ejemplo es el de un cliente moroso que ha excedido su crédito en una sucursal, pero no en otra. Al mantener un único crédito en todas las sucursales, no es posible que el cliente usufructúe ese crédito repetidas veces.
Al evitar errores e inconsistencias en los datos, se tienen datos de mayor calidad, lo que redunda en mejores condiciones para planificar acciones futuras que afecten a la empresa. Sin datos correctos es imposible planificar. Por otra parte, no es lo mismo planificar con datos del pasado que contar con los datos del instante presente, que permiten conocer mejor la situación de la empresa. Un ejemplo de como la planificación afecta los costos es el ya visto del stock: se planificará la compra de mercadería cuando sea necesario, en lugar de tener mercadería almacenada que no se puede vender. Todos estos controles son transparentes para los usuarios, esto es, no tienen que perder tiempo controlando la validez de los datos y la consistencia entre sistema y sistema. De hecho, en caso de que exista, este tipo de inconsistencias es detectada inmediatamente al impactar a través de todo el sistema.
Una ERP no es una reimplementación de los programas que la empresa usa hasta el momento. Es la infraestructura tecnológica que da soporte a los mejores procesos de negocios. Esto es, implantar una ERP implica cambiar la forma de hacer las cosas en la empresa hacia procesos más eficientes.
Es nuestra experiencia que en muchas ocasiones las empresas, en especial las pequeñas y medianas, dedican muchas horas/hombre a tareas rutinarias y reiterativas las cuales se podrían automatizar mediante software. Como pudo observarse en el resultado de la encuesta realizada a PyMEs (anexo: Relevamiento de las necesidades informáticas de las PyMEs en Uruguay), el empleo de software está fragmentado. Al menos el 60% de las empresas muestreadas utilizan software genérico para contabilidad. Un 30% utiliza software a medida para realizar tareas de contabilidad, facturación, control de stock, manejo de clientes y de proveedores.
Invariablemente la primer reacción frente a una ERP o un nuevo sistema será considerarlo inferior al software anterior. La crítica más frecuente será: 'con el nuevo sistema no puedo hacer lo que hacía antes'. En eso radica precisamente uno de los beneficios de las ERP, el cual es encausar al usuario en procesos más eficientes y liberarlo de procedimientos redundantes y potenciales fuentes de error. Las ERP tienen 'embebidos' los mejores procesos de negocios. Es decir, en lugar de tener muchos sistemas optimizados para la forma de hacer las cosas en un sector, se tiene un sistema optimizado para el mejor funcionamiento de toda la empresa. Esto le permite al usuario reducir el tiempo que dedica a tareas rutinarias y avocarse a tareas más creativas.
1Por ejemplo, Nestlé descubrió que compraban vainilla al mismo proveedor a 29 precios diferentes porque cada sucursal codificaba diferente a los proveedores y no podían establecer comparaciones.
Estudio del Open/Free (GNU/Linux) como plataforma de servicios de red en entornos empresariales
Daniel Caraballo - Mario Madera - Marcelo Odin
Tutor: Ariel Sabiguero Yawelak
2004 - 2005.