Hacemos notar aquí que las ERP no le convienen a todas las PyMEs, ya que esta clasificación de empresas abarca muy diferentes sectores y muy diferentes tipos de empresa. No es lo mismo una empresa con tres empleados que una con 60 y ambas son PyMEs.

Sin embargo, las PyMEs que estén en condiciones de implantarlas¹ se pueden beneficiar de todas las ventajas antes vistas de este tipo de sistema, sin enfrentar muchos de los problemas que trae aparejada su implementación en organizaciones de gran porte. Si una empresa importante no puede permitirse pérdidas, e intenta minimizar los costos, para una PyME esto puede ser vital. La minimización de costos es mucho más importante en una PyME, sobre todo en la realidad uruguaya.

SAP y Oracle, los principales proveedores de ERPs, concientes de esto, han desarrollado sistemas apuntando a las PyMEs y pretenden volcarse a este mercado. Esta tendencia pauta que la adopción de sistemas de gestión integrados en las PyMEs irá en aumento, limitando la competitividad de quienes no los adopten. La contrapartida es que adoptando sistemas de este tipo tempranamente, esos factores jugarán a favor.

A continuación veremos como cada una de las áreas donde una ERP ofrece menores desafíos a las PyMEs que a grandes corporaciones y la importancia de este sector para los vendedores de ERPs, y por último las ventajas específicas que representan las ERPs a las PyMEs.

1.7.1 Infraestructura de hardware

Una instalación estándar de una ERP en una corporación incluye grandes servidores de bases de datos con capacidad de manejar un gran volumen de transacciones, servidores de mediano porte que corren aplicaciones de sueldos, recursos humanos, etc., servidores web que ofrecen páginas como interfaz para la mayoría de los sistemas, y servidores corriendo portales y aplicaciones de integración que obtienen datos de varios sistemas y los combinan de manera útil. El costo del hardware es entonces bastante alto, aunque consideremos que la mayoría de las ERPs actuales son multiplataforma, o corren sobre hardware Intel.

El costo de hardware en una PyME será necesariamente menor que en el de una gran corporación, por cuanto el porte de los servidores podrá ser menor ya que no necesita manejar un volumen de datos tan grande. Otro tanto sucede con los clientes, que al ser menos, deberán invertir menos en su computadoras y sus estaciones de trabajo.

1.7.2 Licenciamientos

El software de DBMS suele estar licenciado por cantidad de usuarios que acceden a él. Otro tanto ocurre con las ERPs, que cobran, además del software y mantenimiento, un licenciamiento anual por usuarios concurrentes. Por citar un ejemplo, Oracle E-Business Suite (Special Edition), la ERP de Oracle para las PyMEs tiene un costo de más de u$s 2000 anual por usuario, y no se vende para menos de 10 usuarios. Como consecuencia de tener menos personal, los costos de licenciamiento serán menores en una PyME.

Otra de las ventajas de las ERP es que son modularizadas y escalables, esto implica que es fácil adaptarlas a cambios en las empresas y como los costos varían en función de los módulos que se instalen. Es lógico pensar que una PyME no necesitará todos los módulos, y esta es otra fuente de reducción de costos de licenciamiento.

1.7.3 Personal

Gran parte de los costos están relacionados a la resistencia al cambio, la cultura organizacional y en particular los entramados sociales dentro de la propia empresa. Evidentemente esto se hace mucho más difícil de manejar cuando una empresa cuenta con cientos de empleados que cuando cuenta con, por ejemplo, 25.

Uno de los principales costos ocultos es la capacitación y el tiempo que hay que dedicarle. Los empleados deben aprender un nuevo conjunto de procesos, no solamente una interfaz nueva. Además la integración de los sistemas (donde la gente de depósito y la de contaduría usan el mismo sistema para ingresar información que los afecta mutuamente) implica que todos deberán tener una mejor comprensión de como los demás sectores operan. En el caso de una PyME, con un número pequeño de empleados, esta capacitación ocupará menos tiempo (se pierde tiempo en la capacitación ya que durante ese tiempo los empleados no están trabajando) y se ahorrará en dinero para cursos al ser menos los involucrados.

1.7.4 Migración

En general, la migración de datos de los sistemas viejos a la ERP (registros de proveedores y clientes, productos, información contable consistente, etc) presenta varios desafíos. Hablamos tanto de los problemas de interoperabilidad, cómo pasar a un modelo de datos común y establecer correspondencias semánticas entre los dos esquemas, hasta tener que corregir datos inconsistentes.

En compañías nuevas y PyMEs en vez de complicadas migraciones, es posible cargar conjuntos de datos manualmente. Por ejemplo, en vez de migrar todas las cuentas contables, solamente migrara las correspondientes al balance de apertura, o en lugar de ingresar todos los movimientos de mercadería, ingresar solamente los saldos de stock, y en lugar de ingresar todas las ordenes de compras, solamente las pendientes. Como se puede ver, estos datos se pueden ingresar a mano y este proceso consumen muchísimos menos recursos que una migración y a los efectos de hacer consultas históricas, mantener el sistema anterior².

1.7.5 Implantación, customización y consultoría

Uno de los costos esenciales de las ERP es una reingeniería de procesos. En el caso de una PyME, es más fácil adoptar los procesos administrativos que implementa la ERP. Esto le aporta un gran nivel de organización a las PyMEs que en sí mismo mejorará la eficiencia. Porque, como se dijo, las ERP implementan en forma transparente controles y buenas prácticas, procesos más eficientes y constituyen la base a herramientas automáticas para asistir en la toma de decisiones. Esto permite enfocarse en hacer negocios y dedicar menos tiempo a la infraestructura.

Modificar la ERP para adecuarla a los procesos de la empresa puede ser uno de los mayores costos ocultos. La principal causa de fracaso en la implantación de una ERP es la resistencia de los usuarios a adoptar el conjunto de buenas prácticas que implementa la ERP, e intentar modificar el producto para que funcione como los sistemas anteriores. Debido a lo estrechamente relacionados que están todos los módulos este tipo de modificación es sumamente riesgosa y en particular si hay que actualizar la ERP a una nueva versión. Esta es otra ventaja de adoptar los procesos del software.

En el caso de empresas grandes, es vital verificar como se integra la ERP con otros sistemas de la empresa, por ejemplo con sistemas de comercio electrónico, software de SCM, software de código de barras, etc. En el caso de una PyME que decide implantar una ERP, probablemente se trate de una empresa en crecimiento y no cuente con ese tipo de sistemas. Podrá adquirirlos como módulos de su ERP, o bien externamente, simplificando la tarea de integración.

Los costos de consultoría suelen ser altos, en particular cuando no se tienen objetivos claros (p.ej. que un número de empleados aprueben un test que garantice que estén en condiciones de administrar la ERP). La consultoría con objetivos vagos puede volverse interminable. En el caso de las PyMEs es más fácil definir y acotar metas y objetivos, y estos, a su vez, tardan menos tiempo en alcanzarse.

1.7.6 ERPs para PyMEs de SAP y Oracle

Las PyMEs están cobrando una gran importancia para los principales desarrolladores de ERPs, los cuales han liberado productos más económicos y tienen como objetivo el mercado de las PyMEs. Esta tendencia pauta que la adopción de sistemas de gestión integrados en las PyMEs irá en aumento, limitando la competitividad de quienes no los adopten.

Actualmente tanto Oracle como SAP han anunciado estrategias orientadas a llegar al mercado de PyMEs de Latinoamérica mediante versiones económicas de sus productos y tiempos de implantación muchísimo más cortos:

La E-Business Suite Special Edition de Oracle cuesta 2,000 dólares anuales por usuario. Roberto A. Mikse (director de ventas de aplicaciones para América Latina) declaró que la implantación es rápida (entre 30 y 45 días), que es de bajo riesgo y que el costo es atractivo.

SAP tiene dos propuestas para el mercado medio: SAP Business One y mySAP All-in-One-. La primera es para satisfacer los requerimientos de los negocios más comunes (contabilidad, generación de reportes, logística y automatización de la fuerza de ventas, entre otras). Para industrias verticales o específicas SAP propone mySAP All-in-One con herramientas y metodologías para lograr una rápida implementación con reducción en el costo total.

Observar la similitud entre las declaraciones de Fernando Allende VP de iniciativas estratégicas de SAP y Javier Cordero Torres VP de aplicaciones para América Latina de Oracle:

“45%-50% de los ingresos de Oracle proviene del corporativo y el restante porcentaje de la mediana empresa. Al llegar a empresas que tengan desde 10 empleados, la corporación pretende cambiar la relación, de tal forma que las grandes empresas representen nada más 25% o 30%.” Javier Cordero Torres ³

Fernando de Allende, vicepresidente de Iniciativas Estratégicas para América Latina de SAP, 26% de los ingresos de la empresa proviene del segmento de empresas que facturan menos de $100 millones de dólares anuales. Por su parte, Raúl Véjar, presidente de SAP América Latina, dijo que para el año 2006, 20% de los ingresos de SAP deberá provenir del sector PyME⁴.

Las PyMEs con 10-100 empleados suman 337,000 en tan sólo seis países de América Latina (Argentina, Brasil, Chile, Colombia, México y Venezuela), según datos de IDC, y se distribuyen como podemos ver en la Tabla 1.

Estos datos justifican la importancia que a este mercado le están dando las principales proveedores de ERPs.

La conclusión es que no sólo es viable implementar una ERP en una PyME, sino que dentro de poco tiempo será la norma. Quienes no se adecuen o lo hagan tardíamente, perderán competitividad. Recordemos que según la encuesta realizada en la primer parte del proyecto, más del 10% de las empresas usa planillas electrónicas para control de stock, mantener su contabilidad, etc.

En los mercados Norteamericano y Europeo, todas las PyMEs cuentan con ERPs. Salvando las diferencias entre esas y las PyMEs uruguayas.

1La decisión de implantar o no una ERP en una empresa es siempre una decisión de la dirección. El análisis de los factores que influyen en dicha decisión escapa al alcance de este proyecto.

2La legislación impositiva vigente exige que haya un año y medio en línea de los datos de ventas, que son los que involucran el IVA.