Figura 3: cotización a efectivo
En este apéndice veremos las funcionalidades de Compiere, organizadas por módulo, aunque Compiere intenta evitar esa nomenclatura ya que los procesos de negocios atraviesan varias áreas funcionales, preferimos mantener la nomenclatura tradicional y establecer las correspondencias cuando sea necesario, a los efectos de mayor claridad.
Es el proceso de negocio que involucra cotizarle algo a un potencial cliente, así como la evolución de la orden, incluyendo facturación y aplicación de recibo. La funcionalidad está integrada con SCM y CRM. En los sistemas tradicionales, como se vio, este proceso aparece vinculado a los módulos de ventas y de cuentas a cobrar. Se puede ver esquemáticamente en la figura 31.
Figura
3: cotización a efectivo
El proceso es el siguiente: se crea una cotización que se convierte en una orden de venta. Las ordenes de venta son entidades de control que sirven tanto para comprobar el estado de una venta, como para generar las facturas y documentos de entrega de mercadería correspondientes. Las cotizaciones también pueden 'reservar' mercadería.
Las facturas se pueden crear a partir de las ordenes de venta, o también se pueden ingresar manualmente. Otra modalidad es que las facturas se generen automáticamente cuando se emite un documento de entrega, o bien planificar la generación de facturas que contemplen todas las ventas que se han hecho a un cliente en un período (por ejemplo, se le envía una factura a fin de mes con todas las compras que se ha hecho ese mes).
Una orden de entrega de mercadería (un remito) se emite por cada paquete que se envía o entrega al cliente. A partir de una orden de venta se pueden generar una o varias ordenes de entrega, por si se hacen entregas parciales. La generación de este tipo de orden también puede hacerse automáticamente cuando exista disponibilidad de la mercadería.
A partir de las facturas o las ordenes de venta se generan recibos para los distintos tipos de pagos; esos recibos se cierran cuando se realiza la cobranza. Las cobranzas se dividen en tres categorías: caja, pago directo y declaración bancaria. En el primer caso, el pago es por caja; en el segundo por tarjeta de crédito, cheque, etc. El tercero es por transferencias directas a una cuenta de banco2.
Compiere soporta los siguientes tipos de venta:
Ordenes estándar: se crea una orden y se reserva mercadería. El envío y la generación de productos se hace después. Este es el tipo de orden de venta usada para productos que se venden cuando hay disponibilidad. Se puede generar la factura inmediatamente o después del envío.
Venta mostrador (P.O.S.3): en un paso se crea la orden, se genera la orden de entrega de mercadería y se recibe el pago (en efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencias, etc.). Como el nombre lo indica es un tipo de facturación de mostrador con clientes anónimos.
Ventas crédito: se crea la orden, se hace el envío (la orden de entrega de mercadería) la factura y opcionalmente se puede recibir el pago. Este tipo de venta se acostumbra con clientes conocidos (para los que hay creada una cuenta) aunque no tengan una línea de crédito.
Venta de depósito (remito): se crea la orden y se envía el producto. Se genera la factura más tarde. Es usada cuando se genera una factura con todas las compras sumarizadas a fin de mes. Se pueden seleccionar los envíos manualmente para crear la factura, o mediante reglas que las generen (p.e. semanalmente, el primero y el 15 de cada mes, etc).
Ordenes prepagas (facturación anticipada): crean una orden y una proforma. Se recibe el dinero y después se genera lo factura y la entrega de mercadería. Se utiliza para fijar precios cuando la mercadería no está disponible.
Devolución: recibe un artículo previamente entregado y crea una nota de crédito.
Para permitir estos mecanismos existen reglas, las cuales vamos a ver a continuación. Se puede ver un esquema de las mismas en la figura 4.
Determinan cuando crear una factura.
Inmediatamente: la factura se genera inmediatamente por la orden completa.
Luego de entrega: una factura se genera automáticamente luego de cada envío.
Planificado después de envío: una factura se genera automáticamente basada en el calendario de facturación del cliente. La factura puede también generarse manualmente seleccionando que envíos facturar.
Determinan cuando se crea un envío.
Inmediatamente: el remito se crea inmediatamente por la orden completa. Si se ordenó más mercadería de la actualmente disponible en stock se emite una advertencia. Alternativamente, se puede evitar que se entre una orden cuando no hay stock disponible (en depósito - reservado).
Disponibilidad: un remito es creado tan pronto como uno de los artículos pueda ser enviado. Esto permite crear Múltiples envíos parciales.
Línea completa: un remito es creado tan pronto como se puede enviar una línea completa (i.e. toda la cantidad ordenada de un artículo).
Orden completa: el remito se crea cuando toda la orden con todas sus líneas pueden ser enviadas.
Después del recibo: Después de recibir el pago y cuando todas las líneas pueden ser enviadas, se crea una orden completa (ver item anterior).
Todas las ordenes tienen una prioridad. Cuando se generan los envíos, las prioridades aseguran que las ordenes con mayor prioridad se envían antes, o que las de menor prioridad se envíen parcialmente.
Después de ingresar una orden se la completa o se la procesa. Procesarla implica reservar mercadería pero no crear documentos, y es un paso intermedio opcional usado cuando la orden aún no está completa pero se quiere garantizar la disponibilidad de la mercadería. Completar la orden implica reservar mercadería y generar los documentos; por ejemplo una orden estándar no crea documentos, mientras que una venta mostrador si genera tanto la factura como el remito.
Después que una orden de venta se ingresa al sistema, éste intenta generar los envíos y facturas para completarla. Se puede configurar el sistema para que emita notificaciones cuando una orden no fue enviada dentro de cierto período de tiempo.
Figura
4: Reglas de generación de documentos
Al cerrar una orden, el resto de la mercadería reservada se cancela con el efecto de que no queda ningún artículo pendiente de entrega (en back order) para esa orden.
Establecen como se generan los recibos. Se puede cambiar la regla de pago en la propia orden, y la factura generada cambiará en forma acorde.
La regla de pago también puede cambiarse aún después que la factura fue procesada (p.ej. un cliente con cuenta corriente pagó en efectivo en el mostrador).
A continuación describimos los tipos de reglas y sus características.
Caja (efectivo): se genera una entrada en el libro de caja para ese día. Se puede modificar el libro de caja y el día del recibo. El libro de caja por defecto se determina por la organización (p.ej. la sucursal) que haga la transacción.
Término de pago: para clientes con cuentas en la empresa, se puede elegir las condiciones o término de pago. Por defecto se toma la condición de pago de la definición de Socio de Negocios o por la que se haya configurado. Compiere soporta múltiples condiciones de pagos (p.ej. 50% se paga en 30 días, 50% en 60 días).
Tarjeta de crédito: se puede entrar y procesar tarjetas de crédito en línea. Si se trabaja con más de un procesador de pagos, el mejor es seleccionado. La factura se marca como pagada y el cargo se mantiene en el sistema como un pago no reconciliado (p.ej. que no se ha recibido).
Cheque: se puede entrar cheques seleccionando la cuenta de banco. Si está habilitado, se puede procesar cheques en línea. La factura se marca como pagada y el cheque es mantenido en el sistema como un pago no reconciliado.
Transferencia: en teoría se puede hacer un débito directo de la cuenta de banco del cliente. La factura se marca como paga, y la transferencia se mantiene en el sistema como un pago no reconciliado.
El flujo típico se puede ver en la figura 5.
Los pagos se crean cuando se entra la factura, o pueden ingresarse más tarde. Si un pago es para una factura con el importe exacto, no hay procedimientos adicionales. Si el pago es para múltiples facturas o si hay múltiples pagos para una factura o descuentos, hay que confirmar esto asignando los pagos a facturas.
Se permite vincular múltiples pagos a múltiples facturas o notas de crédito y registros de descuentos. Se seleccionan los documentos, y hay que confirmar la diferencia..
Es posible importar los datos bancarios o ingresarlos manualmente o crearlos a partir de los pagos.
La reconciliación vincula los pagos a las declaraciones bancarias y contabiliza las diferencias. La principal fuente de diferencias son los cargos de los bancos, por ejemplo por el procesamiento de una tarjeta de crédito.
En el libro de caja se registran todas las transacciones en efectivo. automáticamente, las facturas pagadas en efectivo entran en el diario de caja. De ese modo un diario de caja se crea por cada organización (sucursal) y por cada día..
En el diario de caja se registra la siguiente información:
Gastos generales (cuenta definida en el libro de caja)
Ganancias generales (idem).
Diferencia de caja (idem)
Cargos4
Facturas (de clientes o proveedores)
Transferencias desde (valor negativo) o a (valor positivo) la cuenta de banco.
Figura
5: Pagos
Las entradas en el libro de caja son con signo. Si el diario de caja está balanceado, se lo procesa. Si hay que hacer ajustes, se crea un nuevo diario con las entradas que realicen las correcciones.
Cubre el proceso de negocio de crear solicitudes, ordenes de compra, recibos de facturas y procesamiento de pagos. La funcionalidad está integrada con SCM. En los sistemas tradicionales se vincula a los módulos de compras y cuentas a pagar.
Figura
6: Compras
Solicitudes: se pueden pedir solicitudes de compra manualmente o mediante reposición automática de material. Hay que aprobar las solicitudes para poder generar las órdenes de compra.
Órdenes de compras: se generan y consolidan ordenes de compra a partir de solicitudes aprobadas. La reposición automática de material también puede crear ordenes de compra directamente. Dichas ordenes se pueden transmitir vía EDI, por email o por fax. Compiere soporta matching de dos y tres vías. Las órdenes de compra se cierran automáticamente.
Recepción de material: son los remitos de proveedores. Permite corroborar que el envío coincida con la cantidad comprada.
Facturas de los proveedores: Permite comprobar que el precio coincida con la cantidad que aparece en la orden de compra.
Pagos a proveedores: al ingresar la factura al sistema se genera el pago, el cual puede estar basado en condiciones de pago acordadas con el proveedor, vencimientos y descuentos.
Declaraciones bancarias: se pueden ingresar manualmente o cargadas en forma automática. Se puede reconciliar los pagos en tránsito, entrar cargos o registrar un pago por débito directo.
Customer Relations Management (CRM) en realidad no es un módulo independiente sino una vista lógica de todos los clientes y potenciales clientes y sus actividades. Las funciones de administración de clientes están integrada a los procesos de negocios, por ello no es necesario sincronizar este sistema en contraste con los sistemas de CRM tradicionales.
Figura
7: Customer Relationship Management
Compiere soporta los siguientes tipos de solicitud:
Información: solicitudes no necesariamente estructuradas vía web o mail.
Servicios: solicitudes estructuradas para realizar un servicio en un tiempo y en un lugar.
Cargo: solicitud estructuradas de reembolso de gastos (p.ej. un taxi).
Cuenta: solicitud estructurada respecto a una orden de venta de un cliente (con una cuenta en la empresa) o una orden de compra a un proveedor, de un envío, de una facturación o de un pago.
Garantía: solicitud estructurada respecto de un producto o servicio.
Ayuda: solicitud estructurada de servicio al cliente.
Dependiendo del tipo, la solicitud puede ser automáticamente convertida a un documento (oferta, orden, factura). Una confirmación por e-mail con número de rastreo puede enviarse tanto manual como automáticamente. Las solicitudes pueden asignarse a usuarios específicos.
Las herramientas de administración aseguran que la respuesta y el cierre de la solicitud se haga en tiempo y forma.
Las solicitudes también pueden generarse basadas en el estado de las cuentas (p.ej. fecha de la última venta, pago vencido, etc.) para servicio al cliente o seguimiento de ventas.
Conservar al cliente es una misión esencial para toda compañía. Compiere contribuye a la tarea al permitir crear mailings (para notificar de ofertas similares o productos/servicios que podrían dar con el perfil del cliente) o solicitudes a las que los vendedores hagan un seguimiento (p.ej. Si la última venta fue hace seis meses se genera una solicitud y se deriva al vendedor, para que se contacte con el cliente a ver que pasó).
Los criterios para campañas podrían ser ultima venta, volumen de ventas, productos comprados.
Para atraer nuevos clientes, las direcciones de potenciales clientes pueden importarse para mailings o solicitudes. La efectividad de campañas de marketing se puede medir en términos de ganancia o beneficio neto generado.
Se pueden generar reportes sobre ganancias y beneficios netos obtenido por clientes o grupos de clientes específicos en un período de tiempo.
Se puede habilitar que los socios de negocios puedan consultar su información y estado de sus órdenes. Pueden crear información o ingresar solicitudes de cuenta para iniciar seguimiento.
Este módulo vincula a los socios de negocios de la empresa entre sí, permitiéndoles administrar la distribución de las ventas, las solicitudes de servicio, gastos de marketing, etc. Un esquema del mismo se puede ver en la figura 8.
Figura
8: Cooperación entre socios de negocios
PRM provee la funcionalidad de CRM sobre clientes para distintos socios de negocios (p.ej. sucursales, filiales, distribuidores, vendedores de servicios complementarios, etc.). Para socios que no estén conectados al sistema, la información de administra mediante una interfaz web. Compiere intercambia las solicitudes automáticamente para los socios que sí estén conectados.
Los socios pueden crear facturas de cargo directamente p.ej. por gastos de marketing, ingresar y hacer el seguimiento de solicitudes de servicio y administrar solicitudes de garantía (lo que tiene sentido si uno vende productos pero el socio los fabrica y da la garantía).
De este modo se pueden proveer servicios, y centralizar cierta información como productos, listas de precios o información contable. Los socios pueden agregar entidades adicionales (p.ej. Nuevos clientes) pero no pueden cambiar los elementos mantenidos en forma centralizada.
Por más información sobre esta funcionalidad referirse al apartado sobre múltiples organizaciones (capítulo 6, sección 2.9).
SCM cubre toda las actividades de administración de material, incluyendo recibos de inventario, envíos, transferencias y conteos, como se puede ver en la figura 9.
Figura
9: Funcionalidad básica de cadena de abastecimiento
Se pude definir un catálogo con los productos y servicios (con armado y substitutos opcionales; p.ej. lamparillas de distintas marcas). Se puede importar y actualizar los precios de compra del vendedor; por más información ver el apartado sobre facilidades de importar datos (capítulo 6, sección 1.9).
Los productos se pueden organizar en categorías y jerarquías. También se pueden hacer búsquedas por atributos del producto. Puede haber múltiples listas de precios para compras y ventas. Las listas de precios de compra permiten controlar descuentos y créditos excepcionales de los proveedores (por ejemplo, un proveedor te deja comprarle al precio del mes pasado, con la lista de precios del mes pasado). También se puede tener listas de precios de ventas generales y específicas para clientes específicos. Las listas de precios tienen fecha, lo que permite un mejor control.
Se puede administrar mejor el stock organizando los depósitos en ubicaciones. Se pueden hacer transferencias entre depósitos.
Se pueden crear envíos a clientes individuales (por orden) o por lotes. Los recibos de los proveedores se controlan contra las ordenes de compra y/o las facturas de los proveedores. Se puede saber cuanta mercadería está disponible, permitiendo hacer reservas para envíos futuros y basados en entregas esperadas. Se pueden generar listas de reposición de material basado en ventas realizadas o en base a niveles de stock. Estas reposiciones de material pueden general pedidos o directamente las órdenes de compra.
Mantenimiento de los costos de productos y servicios. Por más información ver apartado sobre costeo (capítulo 6, sección 2.4).
Esta funcionalidad se corresponde al armado o las transformaciones. Una factura de material (Bill of material, a.k.a. BOM) contiene uno o más productos, servicios u otros BOMs. No hay límites a cuantos elementos puede contener un BOM ni cuantos niveles puede contener, pero no debe tener ciclos (p.ej. no puede contener referencias a sí mismo).
Hay dos tipos de BOMs: de stock y sin stock.
De stock: Los BOMs son tratados como productos normales en términos de disponibilidad. Para crearlos hay que armarlos (o desarmarlos) vía 'producción'. La cantidad disponible representa cuantos hay en stock, no cuantos pueden ser producidos. Si el precio es 0.00, el precio se calcula dinámicamente como la suma de las partes individuales.
Usualmente, sólo la información del BOM se imprime. Para facturas, entregas, listas de carga, etc. existe la opción de imprimir detalles, en la que se muestra las cantidades de los componentes.
Sin stock:: Son usados por ser convenientes para la entrada de datos. Cuando se procesa la orden o la factura, se generan las líneas individuales del producto. Es como un kit, un conjunto de partes. La cantidad disponible de un BOM sin stock es calculada dinámicamente basada en cada ítem y representa lo que podría haber disponible. El precio de un BOM de este tipo siempre es la suma de los precios de sus partes individuales.
Compiere soporta múltiples métodos de costeo. Usar diferentes métodos de costeo resulta en diferentes resultados financieros. Compiere soporta más de un método de costeo, p.ej. uno para la contabilidad, y otro para la toma de decisiones de negocios.
Actualmente están desarrollando los esquemas de costeo LIFO y FIFO. Los métodos de costeo que soporta Compiere son:
Costo estándar
Costo promedio
Solamente uno de ellos puede usarse para el esquema contable (el plan de cuentas). Se puede cambiar de uno a otro en cualquier momento. Aunque solamente uno de los métodos puede usarse para la contabilidad, la información es útil para comparar tendencias. Los costos se mantienen en la misma moneda en que se lleva la contabilidad.
Se mantiene la siguiente información por producto y esquema contable:
Costo actual (basado en el método de costo entandar o costo promedio)
Precio de la última orden de compra
Precio de la última factura de venta
Cantidad facturada y monto correspondiente para todas las facturas (lifetime)
En este método de costeo se mantiene un costo estándar y se acumulan las diferencias respecto del costo actual que ocurren con el paso del tiempo. Debido a que los precios cambian, se requiere ingresar un costo estándar nuevo periódicamente, que puede ingresarse manualmente o extraerse de otras fuentes como:
Precio promedio actual
Precio de la última orden de compra
Lista de precios (de compra)
Cuando se recibe un artículo, es contabilizado con el costo estándar. Cuando se ingresa la factura del proveedor, la diferencia entre el costo estándar y el real es contabilizada (en una cuenta contable de diferencias). El balance de esa cuenta refleja como el costo estándar se aproxima al costo real.
Por producto y esquema contable se guarda la siguiente información: costo estándar, cantidad de compra acumulada, monto de compra acumulado, cantidad de ventas acumuladas, monto de ventas acumulado, costo futuro.
El costo se ajusta cuando se ingresan facturas con un costo distinto del que había para ese artículo. Como punto de partida (si no hay costo disponible) se usa el costo de la orden de compra o lista de precios de compra.
Por producto y esquema contable se guardan el costo promedio acumulado y la cantidad usada para calcular el costo promedio.
Cuando se recibe un artículo, y no hay costo actual, se usa el costo estándar. Y si no existe el costo estándar, se usa el precio de la orden de compra. Cuando la factura del proveedor es ingresada al sistema5 se ajustan los costos (el nuevo costo se recalcula sumando el costo actual por la cantidad más el nuevo costo por la cantidad nueva y dividiéndolo entre el stock total que queda). Observar que documentos relacionados al costo también se contabilizan (p.ej. si después de ingresada la factura se reciben notas de crédito o descuentos).
Si el producto se recibe y se vende antes de ingresar la factura (o esta debe ser corregida), Compiere no ajusta los costos retroactivamente.
Las listas de precios determinan lo que se vende. Si un producto no aparece en una lista de precios, no se puede poner en una orden de venta o factura. Como se pueden tener diversas listas de precios, esto establece que cosas se pueden vender a quien.
Usualmente, se tiene una lista de precios por defecto, y se puede asignar una listas de precios por defecto a cada socio de negocios. Todas las listas incluyen el precio oficial, el precio para el cliente, y el precio límite (el más bajo al que estoy dispuesto a venderlo).
Las listas de precios se organizan en tres niveles: el tipo de lista, por ejemplo si es minorista, si es para un cliente específico, etc.; la versión, que indica la validez para una cierta fecha de esa lista; y el precio del producto o servicio.
Una lista de precios solamente puede tener una versión activa. Esto permite crear listas de precios para que se usen en el futuro, que se vuelven activas automáticamente cuando se alcanza la fecha especificada.
Siempre se puede crear o extender una lista de precios en forma manual agregando un producto a la versión de la lista. En la mayoría de los casos, se generan automáticamente, p.ej. a partir de los precios de los proveedores o de otras listas (p.ej. para un cliente específico, todos los productos de cierto tipo tienen una rebaja del 20%).
La manera de hacerlo es mediante parámetros, listas fuentes (que pueden ser listas de precios de proveedores o bien otras versiones de listas de precios), fórmulas para cálculo de precios, y la lista de precio base. Si el precio fuente está en otra moneda que el precio de lista, hay que especificar como se hace la conversión.
Para usar listas de precios para controlar los precios a los que se compra mercadería a los proveedores, hay que usar el método de costeo estándar.
Cubre el costeo y la contabilidad de la aplicación. Corresponde al módulo de contabilidad en los sistemas tradicionales, y está vinculado a todos los módulos que generen impactos contables.
Las entradas en contabilidad se generan automáticamente basadas en reglas. Aunque también está permitido ingresar entradas adicionales en forma manual.
El objetivo es generar todas los asientos contables, por lo tanto todas las cuentas deben estar predefinidas. Por ejemplo, si se vende un producto, se usa la cuenta correspondiente a la rentabilidad del producto, la cual debe estar definida. Esto permite que se definan las cuentas una sola vez y olvidarse de ellas cuando se ingresan transacciones.
Para facilitar el ingreso de datos para las cuentas, todas las cuentas tienen asientos predefinidos en el esquema contable. Los asientos por defecto para productos provienen de la categoría del producto, los asientos por defecto para los socios de negocio provienen de su grupo, etc.
Las reglas para la contabilidad determinan basadas en el contexto de la transacción que cuentas y montos usar. Existen los siguientes tipos de reglas:
Reglas contables
Reglas de base
Reglas de impuesto
Reglas de costeo
Reglas contables: Permite la creación de asientos automáticamente, lo cual hace que la contabilidad sea más fácil de entender, verificar y auditar. Compiere tiene diferentes reglas, las cuales pueden modificarse para reflejar procedimientos específicos de un país o de una empresa en particular.
Reglas de base: No pueden modificarse ni sobrescribirse, porque son las reglas que protegen la integridad del sistema. básicamente, aseguran que los asientos queden balanceados.
Reglas de impuestos: La mayoría de los asientos vinculados a impuestos son creados por las transacciones. Compiere soporta múltiples impuestos, y estas reglas permiten corregir entradas de impuestos (p.ej. cuando hay que prorratear impuestos para descuentos al pago, etc).
Reglas de costeo: Los distintos métodos de costeo generan distintos asientos usando cuentas diferentes.
No nos vamos a extender ni en la configuración (p.ej. cual sería un plan de cuentas adecuado y cuales reglas habría que modificar para una empresa uruguaya) porque escapa al alcance de este proyecto. Sin embargo vamos a ver a continuación un ejemplo para clarificar el concepto de contabilización automática basada en reglas.
Un remito de proveedor llega a la empresa; se afectan las siguientes cuentas: Inventario de producto (poniendo el costo del producto en el débito), y Recibos sin factura (poniendo el costo del producto en el crédito).
Cuando llega la factura del proveedor y se hace el 'matching', se mueven las siguientes cuentas: se debita el monto correspondiente al costo del producto en Recibos sin factura (que queda en el estado anterior a que llegara la mercadería), se debita la diferencia (si la hay) de la cuenta Variación de precio de factura, y por último se acredita el monto del producto que aparece en la factura en la cuenta 'gastos del producto'.
De este modo vimos como se generan los movimientos en las cuentas y como éstas quedan balanceadas.
De cada documento en el sistema se pueden generar reportes. Se puede definir el aspecto, orden, etc. para adecuarlo a las necesidades específicas, ya sean personales o de la organización. Las vistas de reportes permiten reportes analíticos y sumarizaciones.
Las funcionalidades de reportes permiten seleccionar la granularidad de los reportes (drill down) y seleccionar a partir de una orden información como las condiciones de pago del cliente, los datos del cliente, los datos del artículo, etc. También se puede acceder a todos los documentos referenciados (drill across) como ser, a partir de una orden, ver las facturas, envíos, etc. vinculados a dicha orden.
Para entradas multidimensionales, se puede seleccionar las dimensiones.
Toda la información puede imprimirse o exportarse a Excel, Word, XML, PDF, etc. para procesamientos posteriores. Además, existen mecanismos que permite extender la generación de reportes mediante herramientas externas basadas en SQL (p.ej. Crystal Reports).
La tienda de comercio electrónico de Compiere vía web provee todo lo necesario para tener presencia web. La información es compartida por la aplicación estándar, de manera que no hace falta sincronización o trabajo de integración extra. Los componentes pueden adecuarse al aspecto del sitio web empresarial.
Permite la búsqueda y listado del catálogo de productos. Se pueden mostrar las imágenes asociadas al producto (si las hubiere). Se puede restringir los productos disponibles a través de la web.
Es posible definir múltiples jerarquías para limitar la selección del producto, y también se puede buscar productos por categorías o atributos.
Se puede mostrar la disponibilidad del producto (el stock o un cartel que indique que está disponible). Si el usuario es un 'contacto de un socio de negocios' con una lista de precios específicas, entonces esos precios son los mostrados. De otro modo, se usa la lista de precios por defecto.
Se puede manejar un 'carrito de compras' a través del catálogo de producto o vía un formulario web, lo que permite cambiar cantidades o borrar items. Al finalizar, el sistema solicita que el usuario se registre para obtener sus datos.
Para la confirmación, se aplican costos de envío e impuestos. Se ingresa la información de pago (o si el cliente ya es conocido, es confirma). Actualmente solamente el procesador de pago de VeriSign está soportado. Antes de la confirmación final se puede verificar que no haya errores de digitación (p.ej. Al ingresar el número de tarjeta de crédito).
Después de recibir la confirmación del pago, la orden se crea y se muestra el recibo. Opcionalmente se puede enviar un mail con el recibo.
Hay algunas herramientas que sirven para mantenimiento:
Administración de usuarios: se puede guardar información del usuario y habilitar cookies para detección y sign in automático.
Contador: Se pueden monitorear las solicitudes web y se puede recopilar información como host del cliente, hora, usuario, etc.
Solicitudes de información: un solicitud web puede ser reenviada a uno más direcciones de email. También se puede enviar una confirmación al solicitante. La solicitud pasa a ser parte del sistema de CRM.
Figura
10: Workflow de la "Tienda Web"
Compiere está diseñado para permitir complejas estructuras de cooperación entre empresas (socios de negocios, como ser distribuidores) lo que simplifica la interacción entre empresas a través de centralizar la información que se desea compartir (y mantener privada la que no).
También permite manejar, para cada empresa, organizaciones con estructuras jerárquicas.
Esto lo hace mediante una estructura en tres niveles: sistema, cliente y jerarquía organizacional.
El nivel del sistema corresponde a la infraestructura.
El nivel de cliente define la información y estructura contable, productos, etc. de cada cliente (p.ej. de cada empresa 'socia' o federada)
El nivel de la jerarquía organizacional es al nivel al que se realizan las transacciones. Las organizaciones pueden tener sus propios datos e información que no quieran compartir, y a su vez estar estructuradas en forma jerárquica (p.ej. sucursales).
Los datos en cada nivel solamente pueden ser ingresados o modificados si el rol tiene privilegios de escritura en ese nivel. Se puede ver y usar datos de niveles superiores, pero no cambiarla. Por ejemplo, con un usuario para el nivel del sistema se puede acceder y modificar datos del sistema, pero no acceder o ver datos de los niveles de cliente u organización. Con un usuario para el nivel de organización se puede acceder a los datos del sistema, de los clientes, pero no modificarlos. Un usuario puede tener acceso a varios niveles.
De esta manera es fácil reorganizar una estructura organizacional o una empresa cuando se fusiona.
Los centros de servicio son organizaciones virtuales que realizan transacciones para otras organizaciones. Por ejemplo, compras centralizadas (que sirven para abaratar costos al comprar en grandes cantidades) o contabilidad hecha por fuera (outsourcing).
Compiere soporta automáticamente contabilidad de múltiples entidades, asegurando que las transacciones que atraviesen varias fronteras organizacionales sean contabilizadas correctamente.
Compiere permite trabajar en muchos países, debido a que está diseñado para operar con múltiples monedas, funcionalidad que interviene cuando Compiere se usa para varias organizaciones, pero que tiene otros beneficios los cuales veremos a continuación:
Para transacciones: permite transacciones entre diversas divisas, p.ej. hacer ventas en otras monedas distintas a las que se usan para contabilizar. También se puede revaluar las transacciones y tener cuentas de banco en otras monedas.
Para reportes: permite traducir las transacciones o los balances a diversas monedas para poder hacer reportes. Esto es útil cuando los socios de negocios están en otros países.
Para contabilidad: permite llevar la contabilidad en varias monedas en paralelo. Esto es especialmente útil en países con monedas inestables (como es el caso de Uruguay).
Compiere soporta todos los aspectos de trabajar con múltiples monedas (desde listas de precios, hasta moneda preferida por el cliente) sin necesidad de copiar o replicar las transacciones. Una transacción puede tener una o varias monedas. Todas las monedas están al mismo nivel, no hay una moneda primaria: esto permite agregar, cambiar o detener operativas en distintas monedas sin dificultad. Esta funcionalidad no es menor, piénsese por ejemplo en la liberación del tipo de cambio en 2002.
Esta funcionalidad además es importante por dos motivos, el turismo y el comercio internacional.
Compiere permite traducir todos los elementos, que usuarios diferentes puedan tener sus pantallas y reportes en su propio idioma e imprimir documentos en el formato y lenguaje del cliente o del proveedor.
Además, se pueden crear documentos en los idiomas de los clientes y proveedores. Muy pocas aplicaciones permiten esto porque requiere que se imprima los nombres de los campos, diferente información de como formatear las direcciones, descripciones de productos, etc.
Como todas las traducciones están basadas en el diccionario de datos, son mucho más consistentes. Desafortunadamente, los paquetes de idiomas son uno de los productos por los que ComPiere cobra dinero.
Compiere soporta impuestos a las ventas e impuestos al valor agregado (IVA). Además permite impuestos compuestos (como en Canadá, o en Uruguay con el COFIS). Hay un motor de impuestos que determina el tipo correcto de impuestos, el monto y la fecha basado en la fecha de la transacción, el producto (y su categoría), el origen y destino del envío y el origen y el destino de la factura.
1Esta y las otras figuras incluidas en éste capítulo fueron extraídas de la documentación de Compiere.
2Observar que la modalidad de dividir el envío de la mercadería y la facturación de la misma permite hacer facturaciones anticipadas y 'fiar' mercadería (entrega con remito) de forma transparente.
3P.O.S. Point of Sale – Punto de Venta
4Los cargos se usan para permitir al usuario rápidamente costos y ganancias no relacionadas con productos. Por ejemplo cargo por transporte, o por intereses. Los cargos se pueden referir tanto a gastos como a ganancias. El cargo 'Transporte' puede ser ganancia si se le carga a los clientes los costos de envío que se tuvieron que pagar al proveedor. El sistema determina el tipo basado en el contexto: un cargo en una factura a un cliente es una ganancia, un cargo en una factura a proveedor es un gasto. Un cargo con un monto positivo en el libro de caja es una ganancia, mientras que si es negativo es un costo. Se puede definir también el impuesto del cargo. Para facturación, los cargos e pueden forzar a que tengan el mismo impuesto que los artículos (se usa para el IVA). Se puede predefinir el monto del cargo para acelerar el ingreso de datos. El monto por defecto no está en una moneda específica, la moneda del documento determina la moneda del cargo.
5En realidad es cuando se realiza la contabilización de la factura, p.e. El 'posteo' de la factura.
Estudio del Open/Free (GNU/Linux) como plataforma de servicios de red en entornos empresariales
Daniel Caraballo - Mario Madera - Marcelo Odin
Tutor: Ariel Sabiguero Yawelak
2004 - 2005.